Facture acquittée : définition et obligations

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Une facture acquittée est une facture classique sur laquelle le vendeur appose la mention « acquittée » à l’aide d’un cachet ou d’une signature. Cette mention atteste que le paiement par l’acheteur a été effectué et reçu. Bien que moins demandée depuis l’avènement des factures électroniques, elle conserve une valeur juridique importante. Elle peut être exigée par des banques pour des financements ou par des organismes publics pour le versement de subventions, comme les aides européennes, qui nécessitent une preuve de paiement.

Que veut dire facture acquittée ?

Avant de définir précisément une facture acquittée, il convient de rappeler le processus de facturation : un fournisseur émet une facture à son client en mentionnant la date d’émission, le numéro de facture et le mode de paiement (chèque, virement bancaire, prélèvement, etc.). Dès réception de la facture, le client organise le paiement. Une fois celui-ci effectué, il peut demander au fournisseur une facture acquittée. Le vendeur vérifie le règlement et, après confirmation, appose la mention « facture acquittée ».

Quelle est la portée juridique d’une facture acquittée ?

La facture acquittée constitue une preuve juridique en cas de litige sur le paiement. Elle démontre que le créancier a été réglé et peut être présentée devant un tribunal. Il est donc crucial pour les deux parties de la conserver soigneusement.

Pourquoi demander une facture acquittée ? Est-ce obligatoire ?

Bien que la facture acquittée soit un document comptable reconnu, son établissement n’est pas obligatoire. Seule l’émission d’une facture est obligatoire. D’autres moyens permettent de prouver le paiement, tels qu’une attestation d’un expert-comptable, une certification par un commissaire aux comptes ou, pour les micro-entreprises, des relevés bancaires indiquant le paiement. Ces derniers ont toutefois une valeur probatoire moindre.

Quelle mention mettre sur les factures acquittées de votre entreprise ?

Lorsqu’une facture est réglée, certaines mentions doivent être ajoutées par le fournisseur, quel que soit le mode de paiement (virement, espèces, etc.) :

  • La date et le mode de paiement ;

  • Le cachet commercial de l’entreprise ;

  • La mention « facture acquittée » ;

  • La signature de l’entreprise.

Exemple : “Facture acquittée le 25 janvier 2023 par chèque n° 234 48773 038 du Crédit Agricole”.

Qui fait l’acquittement d’une facture ?

L’acquittement intervient lorsque le client paie la facture à la date prévue. Après vérification du paiement, il peut en faire la demande auprès du fournisseur. Pour les paiements en espèces, il est recommandé d’exiger un reçu ou une facture acquittée précisant le mode de paiement.

Quand et comment la faire ?

Généralement, c’est le client qui demande une facture acquittée, mais certains secteurs, comme le bâtiment, en font régulièrement la demande pour faciliter la comptabilité. Certains fournisseurs peuvent même anticiper la demande et préparer la facture acquittée systématiquement.

Pour établir une facture acquittée, le fournisseur doit :

  • Vérifier que le paiement a été reçu ;

  • Apposer la mention « facture acquittée » sur une copie de la facture ;

  • Ajouter la date et le mode de paiement.

Attention : apposer la mention trop rapidement peut engager la responsabilité du fournisseur. Selon l’article 1353 du Code civil : « celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation ».

Que faire en cas de facture non payée ?

1. Contact informel

Avant toute action formelle, contactez le client par téléphone ou par e-mail pour clarifier la situation. Cette approche préventive est souvent suffisante et permet de préserver la relation commerciale.

2. Lettre de relance

Si le contact informel échoue, envoyez une lettre de relance (courrier ou e-mail) incluant :

  • Le numéro et la date de la facture ;

  • La date d’échéance initiale ;

  • Le montant dû, avec éventuelles pénalités de retard ;

  • La description des produits ou services ;

  • Une demande explicite de paiement.

Joignez toujours une copie de la facture et utilisez un ton ferme mais professionnel.

3. Délais de prescription

Le droit de réclamer une facture impayée est limité :

  • 2 ans pour un particulier ;

  • 5 ans pour un professionnel, commerçant ou société.

Passé ce délai, aucune action en justice n’est possible.

4. Mise en demeure et procédures judiciaires

Si les relances restent sans réponse, vous pouvez envoyer une mise en demeure. Ensuite, deux options sont possibles :

  • Faire appel à une société de recouvrement ;

  • Lancer une procédure d’injonction de payer auprès du tribunal.

Pour les créances inférieures à 4 000 € : procédure simplifiée via un commissaire de justice.
Pour les créances supérieures à 4 000 € : saisir directement le tribunal compétent avec une requête en injonction de payer, accompagnée de justificatifs.

Agir rapidement est essentiel pour sécuriser votre trésorerie et éviter que l’impayé ne mette en danger la santé financière de votre entreprise.

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