Assurer la réception des factures électroniques et garantir la continuité des paiements
1. Aucune plateforme agréée n’a encore été choisie : quelles démarches entreprendre ?
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises concernées par la réforme devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Pour cela, elles devront disposer d’une plateforme agréée ou d’une solution connectée à une telle plateforme.
Les entreprises qui n’ont pas encore effectué ce choix doivent engager les démarches nécessaires dès que possible, soit directement auprès d’une plateforme agréée, soit par l’intermédiaire de leur logiciel de gestion, de leur logiciel comptable, de leur expert-comptable, de leur établissement bancaire ou de tout autre prestataire habilité.
Cette situation ne justifie ni l’interruption de l’activité, ni le refus des factures reçues, ni le blocage des règlements. L’essentiel est de démontrer que les actions nécessaires ont été engagées pour se conformer aux nouvelles obligations.
Concrètement, l’entreprise doit identifier la solution qu’elle souhaite utiliser, vérifier sa compatibilité avec le dispositif de facturation électronique, organiser son raccordement avec son prestataire et conserver les preuves des démarches effectuées.
2. Mon logiciel ou mon organisation interne ne permet pas encore de traiter correctement une facture électronique : que faire ?
Une facture électronique reçue doit continuer à être traitée normalement, même si l’entreprise rencontre des difficultés techniques ou organisationnelles. Un problème d’intégration, de paramétrage ou de fonctionnement informatique ne doit pas entraîner un retard injustifié dans le traitement ou le paiement de la facture.
La première étape consiste à identifier précisément l’origine du problème : incompatibilité du logiciel, défaut de paramétrage, difficulté d’intégration automatique, processus interne non finalisé ou autre dysfonctionnement technique.
L’entreprise doit ensuite solliciter son éditeur de logiciel, son prestataire informatique, sa plateforme de facturation ou son expert-comptable afin de mettre en œuvre les corrections nécessaires.
Dans l’attente d’une solution définitive, des procédures temporaires peuvent être mises en place afin d’assurer le suivi et le traitement des factures, à condition de maintenir une traçabilité suffisante des opérations réalisées.
Il est recommandé de conserver l’ensemble des éléments permettant de justifier la date de réception de la facture, la nature de la difficulté rencontrée ainsi que les actions engagées pour résoudre le problème.
3. Puis-je traiter et payer une facture reçue par e-mail, PDF ou courrier après le 1er septembre 2026 ?
Oui. Une facture reçue sous format PDF, par courrier ou par e-mail peut être prise en compte dès lors qu’elle correspond à une opération réelle et contient les informations nécessaires à son traitement.
La réforme de la facturation électronique modifie principalement les modalités de transmission des factures entre entreprises. Elle ne remet pas en cause les règles relatives à la comptabilisation, au paiement ou à la déduction de la TVA lorsque les conditions légales sont réunies.
L’entreprise destinataire doit donc vérifier les éléments habituels : identité des parties, nature de l’opération, montant facturé, TVA applicable et conditions de règlement.
Concernant la TVA, l’absence de transmission via le circuit électronique prévu ne supprime pas automatiquement le droit à déduction. Celui-ci demeure soumis aux conditions de fond et de forme prévues par la réglementation fiscale.
Toutefois, lorsque le fournisseur est légalement tenu d’émettre une facture électronique, il peut être opportun de lui demander de transmettre ou de régulariser la facture via le canal électronique prévu. Cette démarche vise principalement à assurer la conformité des échanges et la transmission des données à l’administration fiscale.
Cette régularisation ne doit en aucun cas entraîner une double comptabilisation, un double paiement ou une double déduction de TVA.
4. Faut-il demander au fournisseur de régulariser une facture reçue en dehors du circuit électronique prévu ?
Lorsqu’une facture aurait dû être transmise par le dispositif de facturation électronique obligatoire mais a été reçue par un autre moyen, le destinataire peut inviter son fournisseur à procéder à une régularisation.
Cette demande reste facultative et ne conditionne ni la validité de la facture, ni son traitement comptable, ni son paiement. Si la facture est conforme et correspond à une opération réelle, elle peut être traitée normalement afin de préserver la continuité de l’activité.
L’objectif de la régularisation est avant tout de permettre le respect des obligations de transmission électronique et la remontée des données attendues par l’administration fiscale.
Dans la pratique, il est conseillé d’effectuer cette demande par écrit afin de conserver une trace des échanges. Le message peut simplement indiquer que la facture a bien été reçue et sera traitée, tout en sollicitant sa transmission par le canal électronique réglementaire lorsque celui-ci est applicable.
Une attention particulière doit être portée à la gestion des doublons afin d’éviter tout risque de double enregistrement comptable, de double règlement ou de double déduction de TVA.
