DPAE : définition, obligations et procédure pour rester en conformité

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La DPAE (Déclaration Préalable à l’Embauche) est une formalité obligatoire pour tout employeur qui recrute un salarié. Elle doit être transmise à l’Urssaf ou à la MSA avant toute prise de poste.

Cette déclaration remplace l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Elle permet de déclarer officiellement l’arrivée d’un salarié, d’ouvrir ses droits sociaux et de sécuriser l’employeur vis-à-vis de ses obligations légales.

La DPAE regroupe six démarches administratives en une seule formalité, notamment l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale et la demande de suivi médical.

La déclaration peut être effectuée en ligne sur les plateformes de l’Urssaf ou via net-entreprises.fr. Dès lors qu’un employeur réalise plus de 50 DPAE par an, la transmission dématérialisée devient obligatoire.

Pour être valide, la DPAE doit comporter plusieurs informations obligatoires : identité de l’employeur, informations personnelles du salarié, date et heure d’embauche, ainsi que les caractéristiques du contrat de travail.

En cas d’absence ou d’erreur dans la DPAE, l’employeur s’expose à des sanctions civiles, administratives et pénales, pouvant aller jusqu’à de lourdes amendes et des peines d’emprisonnement.

Certaines situations échappent toutefois à cette obligation, notamment pour les stagiaires, les bénévoles ou encore les volontaires en service civique.

Définition de la DPAE

La DPAE, ou Déclaration Préalable à l’Embauche, est une formalité que tout employeur doit accomplir avant l’arrivée d’un salarié dans l’entreprise. Cette démarche permet de signaler à l’Urssaf ou à la MSA l’embauche d’un nouveau collaborateur.

Obligatoire avant toute prise de fonction, la DPAE centralise en une seule déclaration six formalités liées à l’embauche.

Cette démarche est individuelle : une DPAE doit être réalisée pour chaque salarié recruté. Elle peut être transmise au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche et doit impérativement être envoyée avant le début effectif du contrat.

À quoi sert la DPAE ?

La DPAE a remplacé l’ancienne DUE (Déclaration Unique d’Embauche). Elle regroupe l’ensemble des obligations déclaratives à accomplir auprès des organismes sociaux lors d’un recrutement.

Son objectif est multiple. La DPAE permet de :

  • ouvrir au salarié ses droits à la protection sociale ;
  • garantir sa couverture en cas d’accident du travail ;
  • permettre à l’employeur de bénéficier, le cas échéant, d’exonérations sociales ;
  • justifier la régularité de l’embauche en cas de contrôle ;
  • prévenir tout risque de sanction lié au travail dissimulé.

La DPAE constitue donc une étape indispensable pour sécuriser juridiquement l’embauche d’un salarié.

Qui doit effectuer la DPAE ?

La DPAE concerne l’ensemble des employeurs de droit privé, quel que soit :

  • le statut juridique de l’entreprise ;
  • le secteur d’activité ;
  • l’effectif ;
  • la durée ou la nature du contrat de travail.

Toutes les structures sont concernées, y compris les associations.

Les entreprises de travail temporaire doivent également établir une DPAE, aussi bien pour leurs salariés permanents que pour leurs intérimaires. En revanche, l’entreprise utilisatrice n’a pas à effectuer cette déclaration pour le personnel intérimaire mis à sa disposition.

Certaines règles particulières existent toutefois pour des situations spécifiques, notamment dans les départements d’outre-mer, pour les entreprises de travail temporaire ou encore pour les assistants maternels.

Comment faire une DPAE ?

La DPAE peut être effectuée en ligne ou, dans certains cas, par transmission papier.

Pour déclarer une DPAE, l’employeur peut utiliser :

  • le site de l’Urssaf ;
  • la plateforme net-entreprises.fr ;
  • un formulaire papier transmis à l’Urssaf par fax ou courrier recommandé avec accusé de réception.

La déclaration en ligne reste fortement recommandée, même lorsqu’elle n’est pas obligatoire.

En revanche, lorsqu’un employeur a réalisé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente, la transmission dématérialisée devient imposée.

Après réception de la déclaration, l’Urssaf adresse un accusé de réception à l’employeur dans un délai de cinq jours. Un exemplaire de cet accusé doit ensuite être remis au salarié.

Pour en savoir plus sur les modalités déclaratives, vous pouvez consulter ce guide détaillé :

Quelles formalités sont regroupées dans la DPAE ?

La DPAE permet d’accomplir en une seule démarche six formalités liées à l’embauche :

  • l’immatriculation de l’employeur au régime général de la Sécurité sociale lors de la première embauche ;
  • l’immatriculation du salarié à la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), s’il n’est pas encore affilié ;
  • l’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage auprès de France Travail ;
  • la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande de visite d’information et de prévention ou d’examen médical d’embauche ;
  • le pré-enregistrement du salarié pour l’établissement des formalités sociales annuelles.

La DPAE simplifie ainsi l’ensemble des démarches administratives liées à l’arrivée d’un salarié.

Quelles informations doivent figurer dans la DPAE ?

Pour être conforme, la DPAE doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Concernant l’employeur :

  • dénomination sociale ou nom et prénom ;
  • code APE ;
  • adresse ;
  • numéro SIREN ou SIRET ;
  • service de santé au travail compétent, lorsque l’employeur relève du régime général.

Concernant le salarié :

  • nom et prénom ;
  • sexe ;
  • date et lieu de naissance ;
  • numéro de Sécurité sociale, s’il existe déjà.

Concernant l’embauche :

  • date et heure de prise de poste ;
  • nature du contrat ;
  • durée du contrat ;
  • durée de la période d’essai, le cas échéant, pour les CDI et les CDD de plus de six mois.

Quand faut-il faire une DPAE ?

La DPAE doit être transmise avant la prise de fonction du salarié, ou avant le début de sa période d’essai.

Elle peut être envoyée au plus tôt dans les huit jours précédant l’embauche et doit impérativement être déposée avant que le salarié ne commence à travailler.

Le non-respect de ce délai peut être assimilé à du travail dissimulé.

Quand faire une DPAE pour un CDD ?

La DPAE est obligatoire pour chaque nouvelle embauche en CDD, dans les mêmes délais que pour tout autre contrat : au plus tôt huit jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de poste.

En revanche, lorsqu’un CDD est simplement renouvelé, il n’est pas nécessaire d’effectuer une nouvelle DPAE, à condition qu’il s’agisse :

  • du même salarié ;
  • du même poste ;
  • chez le même employeur.

Dans ce cas, seule la date de fin du contrat est modifiée. Un avenant écrit suffit donc pour prolonger la relation contractuelle.

Une nouvelle DPAE n’est requise qu’en cas de nouveau contrat ou d’embauche d’un nouveau salarié.

Peut-on faire une DPAE sans contrat de travail ?

Oui, dans certaines situations, un salarié peut commencer à travailler sans avoir encore signé son contrat de travail, à condition que la DPAE ait bien été effectuée.

Toutefois, certains contrats doivent obligatoirement être rédigés par écrit avant l’embauche, notamment :

  • le CDD ;
  • le contrat de travail temporaire (CTT) ;
  • le contrat d’apprentissage ;
  • le contrat de professionnalisation ;
  • le contrat unique d’insertion.

Pour un CDD, le contrat doit être rédigé et signé au plus tard dans les deux jours suivant l’embauche.

En CDI, un contrat écrit n’est pas toujours juridiquement obligatoire, sauf disposition conventionnelle contraire. Le CDI peut en théorie être conclu à l’oral. Toutefois, l’employeur doit au minimum remettre au salarié un document précisant les éléments essentiels de son emploi.

Dans la pratique, un contrat écrit reste fortement recommandé, notamment pour sécuriser la relation de travail. Pour produire un effet juridique complet, ce document doit être rédigé en français.

Existe-t-il des cas d’exonération de DPAE ?

Certaines situations permettent d’être dispensé de DPAE.

C’est notamment le cas des employeurs utilisant des dispositifs simplifiés, comme :

  • le Tese (Titre Emploi Service Entreprise) ;
  • le TFE (Titre Firmes Étrangères) ;
  • le CEA (Chèque Emploi Associatif) ;
  • le particulier employeur qui recrute un salarié à domicile.

Toutefois, un particulier employeur reste soumis à la DPAE lorsque l’embauche concerne certains travaux précis, notamment :

  • des travaux de construction ;
  • des travaux de rénovation ou d’aménagement ;
  • l’installation ou le dépannage d’équipements domestiques ;
  • des missions de secrétariat privé.

D’autres catégories sont également exclues du champ de la DPAE :

  • les stagiaires non salariés ;
  • les bénévoles, en l’absence de rémunération et de lien de subordination ;
  • les volontaires en service civique.

Quelles sanctions en cas d’absence ou d’erreur de DPAE ?

L’absence de DPAE ou une DPAE mal réalisée expose l’employeur à plusieurs types de sanctions.

Sanctions civiles :

  • régularisation des cotisations sociales par l’Urssaf.

Sanctions administratives :

  • application d’une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti, conformément à l’article L.1221-11 du Code du travail.

Sanctions pénales :

L’absence volontaire de DPAE peut être qualifiée de dissimulation d’emploi salarié.

Dans ce cas, les peines encourues sont lourdes :

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique ;
  • 225 000 € d’amende et des sanctions complémentaires pour une personne morale.

Ce qu’il faut retenir sur la DPAE

La DPAE est une formalité incontournable pour la majorité des employeurs qui recrutent un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale.

Elle s’applique à la quasi-totalité des contrats de travail, qu’il s’agisse d’un CDI, d’un CDD ou d’un contrat temporaire.

Quelques exceptions existent toutefois, notamment :

  • le renouvellement d’un CDD pour le même salarié au même poste ;
  • certaines missions d’intérim ;
  • les employeurs adhérents au TESE, TFE ou CEA ;
  • certains particuliers employeurs ;
  • les bénévoles, stagiaires et volontaires en service civique.

En dehors de ces cas précis, la DPAE reste obligatoire. Elle ne peut pas être remplacée par un autre justificatif, y compris un formulaire A1.

Enfin, si la DPAE a été effectuée mais que le salarié ne se présente finalement pas à son poste, il suffit d’en informer l’Urssaf.

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